Wenn ein System in die Jahre kommt, fängt die eigentliche Arbeit oft erst an. So war es auch beim Projekt „DMS#finanzen“ der Bundesagentur für Arbeit. Ein Senior Berater, Christian Pikalek, durfte dieses Projekt als Lead-Analytiker begleiten – eine Freude und Herausforderung zugleich. Das Ziel war klar: Ein über Jahrzehnte gewachsenes Archivsystem im Finanzbereich – insbesondere im Inkasso – sollte abgelöst werden.

Was auf den ersten Blick nach einem rein technischen Austausch klang, entpuppte sich schnell als tiefgreifende Veränderung auf vielen Ebenen. Denn wer ein so etabliertes System ersetzen will, muss zuerst verstehen, was da eigentlich alles drinnen steckt. Und das war einiges. Über die Jahre hatten sich unzählige Dokumentenarten, Vorlagen, Abläufe und Sonderfälle angesammelt – eine wahre Schatztruhe an historisch gewachsenen Prozessen. Gemeinsam mit dem Projektteam der BA machte sich Christian Pikalek daran, diese Schatztruhe systematisch zu heben.

Sämtliche relevanten Geschäftsprozesse rund um das alte Archivsystem wurden analysiert, Dokumente und Vorlagen gesichtet und priorisiert. Ziel war es, herauszufiltern, was wirklich kritisch für das neue System war – und was über Bord geworfen werden konnte. Die oberste Maxime lautete: Das neue System soll nicht einfach ein Abbild des Alten sein. Vielmehr sollte die Gelegenheit genutzt werden, Prozesse zeitgleich zu überdenken und moderne Technologien sinnvoll zu integrieren.

Als Lead-Analytiker war es Christian Pikaleks Aufgabe, die passenden Requirements Engineering Methoden zu wählen und so eine tragfähige Basis für die Umsetzung zu schaffen. Ein zentraler Schritt war die Übersetzung der priorisierten Inhalte in strukturierte User Stories. Klingt nach Standard im agilen Kontext – war es im Prinzip auch. Doch die Herausforderung lag im Detail: Die Vielfalt und Komplexität der unterschiedlichen Inhalte erforderten eine besonders enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen.

Nur so konnte sichergestellt werden, dass die Stories nicht nur technisch machbar, sondern auch fachlich korrekt und vollständig waren. Das Ergebnis: ein belastbares Backlog, das den SCRUM-Entwicklungsteams eine zielgerichtete und effiziente Umsetzung ermöglichte.

Rückblickend war das Projekt weit mehr als die Ablösung eines alten Systems. Es war ein echter Modernisierungsschub für einen zentralen Fachbereich der Bundesagentur für Arbeit. Und für Senior Berater Christian Pikalek ein gelungenes Beispiel dafür, wie durchdachte Analyse, die richtigen Methoden und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe selbst komplexe Vorhaben zum Erfolg führen können.