„Changemanagement auf agile Art? Open Space Agility“- Teil 2- Open Space Agility das grundlegende Konzept – Die Funktion der Open Space Meetings.

Während seines Video-Workshops auf der AgileTour 2016 in Stuttgart, bezeichnete sich Daniel Mezick als eine „Art Häretiker“(1). Sein ungewöhnlicher Ansatz zur Einführung von Agilität in Unternehmen zieht innerhalb der agilen Szene immer mehr Aufmerksamkeit auf sich(2). Ein guter Grund sich Mezick Open Space Agility einmal genauer anzusehen.  

Nachdem wir im ersten Teil Harisson Owens Open(3) Space-Konzept betrachtet haben, dass Mezick zu seinem Framework inspiriert hat, wird es Zeit, einen Blick auf das Framework selbst zu werfen. Das Open Space Agility Konzept basiert auf zyklischen Iterationen, die in drei Phasen eingeteilt werden. Diese Phasen werden Open Space Technology (abgekürzt OST) oder Kapitel genannt. Sie werden durch ganz konkret gestaltete Open Space Meetings voneinander abgegrenzt. Welchen Zweck die einzelnen Bestandteile einer solchen Iteration dienen sollten liegt heute in unserem Fokus.

Ein Blick auf die  Blaupause (Abb1.) des Open Space Agility Frameworks verrät zunächst einmal, dass sich der Ablauf in drei Phasen einteilen lässt, die durch zwei Open Space Meeting voneinander getrennt werden. Die erste 60-tägige Phase dient der Vorbereitung der Organisation auf das Vorhaben und der Vorbereitung und Einladung zum ersten Meeting.

Ein Blick auf die  Blaupause (Abb1.) des Open Space Agility Frameworks verrät zunächst einmal, dass sich der Ablauf in drei Phasen einteilen lässt, die durch zwei Open Space Meeting voneinander getrennt werden. Die erste 60-tägige Phase dient der Vorbereitung der Organisation auf das Vorhaben und der Vorbereitung und Einladung zum ersten Meeting.

Die zweite Phase, die 100-tägige Experimentierphase, wird durch die zu 100% freiwilligen Meetings eröffnet und geschlossen. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg dieser Meetings ist, dass alle Personen der Organisation eingeladen werden und dass die Teilnahme wirklich freiwillig ist(4). Auf diese Weise möchte man erreichen, dass die beteiligten Personen sich aktiv einbringen und eine konstruktive Atmosphäre entsteht. Diese Meetings sind wiederum natürlich nach dem  Open Space  Prinzip gestaltet. (5)

Die dritte Phase dient der Organisation als Zeitraum sich zu besinnen und im zweiten Meeting angepassten Änderungen endgültig umzusetzen. Je nach angestrebten Umfang der Änderungen lässt sich der Ablauf beliebig oft aneinander Reihen, so dass OSA einen iterativen Charakter bekommt und die Organisation in einen Modus eines ständigen agilen Wandel kommt.

Der Ablauf  erinnert an das agile Konzept eines Sprints. Die OSA-Abschnitte haben mit den agilen Sprints ihren Inspect and Adapt-Charakter gemein. Jedoch ist die Dauer einer Iteration in OSA mit insgesamt mit bis zu 190  Tagen deutlich länger angesetzt als in den gängigen agilen Konzepten wie Scrum. Bei OSA handelt es sich um eine Methode kontinuierlichen Wandel und Anpassung innerhalb einer Organisations zu etablieren. Um eine Wandel hin zur Agilität zu ermöglichen ist es aber zwingend notwendig mehr als einen agilen Sprint in einer Experimentierphase durchführen zu können, um die Entwicklungsprozesse im zweiten Open Space bewerten und anpassen zu können.  Es gilt ebenfalls zu bedenken, dass OSA organisationsweite Änderungen anstoßen soll, das heißt, dass je nach Größe der Organisation die Umsetzung der beschlossenen Änderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Es geht also in diesem Konzept nicht um ein Produktinkrement, sondern es ist ein zeitlich begrenzter Rahmen, um sich auf dem Gebiet der Agilität auszuprobieren(6). Das zweite Meeting widmet sich deswegen auch nur sekundär dem in dem Zeitraum entwickelten Produkten, sondern primär mehr dem Prozess und der Optimierung des agilen Vorgehens und zwar auf der Ebene der ganzen Firma(7). Von dem in agilen Konzepten üblichen Retromeeting unterscheidet sich dieses Meeting dadurch, dass organisationsweite Änderungen entwickelt werden sollen. Während, die aus Scrum bekannten, Retros teaminterne Verbesserungen hervorbringen sollen. Ferner dient das Abschlussmeeting einer Experimentierphase auch dazu die Erfahrungen bzgl. des Prozesses, also auch die Erfahrungen der Teams, in die Organisation zu tragen.

Mit den Open Spaces zu Beginn und zum Ende jeder Experimentier Phase werden Unsicherheiten bezüglich der bevorstehenden Umstellung vermindert, durch, zum einen die eigene Beteiligung am  Prozess, zum anderen wird durch die einfassenden Meetings ein klarer Zeitraum angegrenzt, in dem die Änderungen zunächst erprobt werden und nicht sofort als gesetzt angesehen werden müssen(8). Mit Hilfe des Open Space Prinzips in den einfassenden Meetings und dem zum Experimentieren abgegrenzten Raum versucht Mezick, eine proaktive Teamatmosphäre zu erzeugen. Durch die potenzielle Beteiligung aller Organisationsmitglieder an den Änderungsbestrebungen wird versucht erste Ressentiments gegen Agilität auszuräumen. So entsteht ein fruchtbarer Boden für das Vorhaben Agilität.

Wichtig für jedes Übergangsmeeting ist die Veröffentlichung der Ergebnisse jedes OpenSpace Meetings, das sogenannte Proceedings Dokument, das die Beiträge der einzelnen Open Space Sessions und die Namen ihrer Teilnehmer beinhaltet. So soll sich der Kreis, der an der agilen Adaption beteiligten Personen, mit jeder Iteration vergrößern, in dem transparent gemacht wird, dass die Teilnahme am Open Space wirklich eine Chance darstellt etwas zu bewirken und jeder einen maßgeblichen Einfluss auf den Weg der Organisation haben kann. Es soll transparent kommuniziert werden, wer Teil der Reise zur eigenen agilen Adaption ist. Die Proceedings schaffen das Gefühl mit einbezogen zu werden und erzeugt dadurch Zugehörigkeit zur neu entstehenden Organisationsstruktur sowie Transparenz innerhalb der Organisation. Gleichzeitig hofft Mezick, in den nicht beteiligten Personen, das Gefühl zu wecken, eine Chance zu verpassen. Er baut darauf, dass über kurz oder lang jeder Teil der gemeinsamen Reise werden will.(9)

Wie und unter welchen Randbedingungen nun gemeinsam an einer agilen Methode gearbeitet wird, erfahren Sie im dritten und abschließenden Teil unserer Reihe zu Open Space Agility.

Sie wollen mehr über unsere OSA-Themen erfahren? Dann klicken sie hier und lesen Sie weitere Artikel in unserem Blog zu diesem Thema.

Quellenangaben:

[1] Vgl.[Mezi2016] bei 2:43 min..

[2] Mezick war mit seinem „Open Space Agility Framework“ 2017 Keynote Speaker auf 4 internationalen Konferenzen. SCRUM DAYS 2017 (Stuttgart), AGILE CINCINNATI (Cincinnati), Lean/Kanban 2017(Paris) und Agile BEACON (Hyderabad).

[3] Näheres zum Thema OPEN SPACE in:[Owen1987]

[4] Vgl. [Mezi2015] S.37ff.

[5] Vgl. [Mezi2016] bei 49:30 min..

[6] Vgl. ebd. S.74ff.

[7] Vgl. es geht darum agile Methoden mit Hilfe von Agilität einzuführen, deswegen wird in einem größeren Zeitraum der Agile Prozess einer iterativen Inspektion unterworfen. [Mezi2016] bei 48:45 min..

[8] Vgl. ebd. S.89.

[9] Vgl.[Mezi2016] bei 1:07:00 min. .

[Meci2016]

Daniel Mezick AgileTour2016 Stuttgart Daniel Mezick Open Space Agility. Video Workshop auf der AgileTour Stuttgart 2016, (Hochgeladen von: Scrum-Day am 22.10.2016), YouTube, https://youtu.be/srdxnaXpSm0 ,  letzter Aufruf: 20.11.2017.

 

[Meci2015] Daniel Mezick, Deborah Pontes u.a.: Open Space Agility Handbook. 2. Auflage Freestanding Press, 2015.

[Owen1987] Harrison Owen: SPIRIT- Development and Transformation in Organizations. Abbot Publishing, Potomac, 1987.

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