Was Sie bei der Planung Ihres Crowdsourcings bedenken sollten, haben wir Ihnen bereits in unserem letzten Beitrag „Ein Crowdsourcing-Prozess: Die Planungsphase“ erläutert. Nun sehen wir uns das Kernstück des Prozesses an – die Durchführungsphase.
Abbildung 1: Die Durchführungsphase mit Detailsicht auf den ersten Schritt, in Anlehnung an [1]
- Crowdsourcing vorbereiten
Richtlinien ausarbeiten
Erarbeiten Sie sich zunächst Teilnahme- und Rechterichtlinien. Wer darf an Ihrem Crowdsourcing unter welchen Rahmenbedingungen teilnehmen? Legen Sie fest wer die Rechte an den Informationen im bereitgestellten Feedback erhält. Orientieren Sie sich an bestehenden Crowdsourcing-Projekten und sichern Sie sich in Ihrer Rechtsabteilung ab – denn zwischen den Paragraphen lauern einige Fallstricke.
Ziehen Sie bei Fragen zur Datenschutzbestimmung einen Datenschutzbeauftragten hinzu, um unangenehmen Überraschungen aus dem Weg zu gehen.
Marketing-Kampagne entwickeln
Stellen Sie sich vor es ist Crowdsourcing, und keiner geht hin! Um das zu verhindern muss eine Marketing-Kampagne für das Crowdsourcing erstellt werden. Wir haben Einladungen sowohl als Flyer per Post versendet als auch im persönlichen Kontakt mit Kunden verteilt. Auf digitalem Wege wird über personalisierte Emails, den Newsletter, die Homepage (als Slider), im SOPHIST Blog und über Social Media Kanäle (inklusive Video) geworben.
An dieser Stelle ist es auch ratsam, sich bereits Gedanken über verschiedene Handlungsalternativen zu machen. Wie soll die Teilnahme gesteuert werden, falls zu wenig, zu viele oder die falschen Worker erreicht werden?
Aufgabenstellung ausarbeiten
Ein zentraler Bestandteil dieser Phase ist die Ausarbeitung der Aufgabenstellungen. Ob konkrete Arbeitsanweisung, Fragebögen, Formulare – die Formulierung der Aufgabe sowie eine definierte Reihenfolge der Bearbeitung müssen wohl durchdacht sein. Denn dadurch nehmen Sie Einfluss auf die Qualität der Rückmeldungen.
Wir haben uns für eine Formulierung des Feedbacks im User-Story-Format (Als… möchte ich …, so dass ….) entschieden. Das bringt den Vorteil, zusätzliche Informationen zu Rolle, Ziel/Wunsch und Nutzen für den User zu erhalten.
Entscheiden Sie außerdem, ob Sie die Rückmeldungen öffentlich einsehbar machen – dies kann sich positiv auf den Ideenreichtum der Teilnehmer auswirken. Bei vielen verschiedenen Meinungen wird allerdings der Moderationsbedarf steigen!
Feedback-Kanäle bereitstellen
All die zuvor erarbeiteten Inhalte können Sie nun auf Ihrer gewählten Plattform bereitstellen. Testen Sie Ihr Set-Up ausgiebig, denn die meisten Teilnehmer werden sich nur einmal auf Ihrer Plattform einfinden. Wenn die Rückmeldung dann nicht funktioniert verlieren Sie wichtige Informationen.
Die Crowd kommt ins Spiel
Wenn alles erfolgreich vorbereitet wurde, kann es los gehen. Betrachten wir nun die Aktivität „Crowd involvieren“ und schließlich „Crowdsourcing nachbereiten“, vgl. Abbildung 2.
Abbildung 2: Die letzten beiden Aktivitäten der Durchführungsphase, in Anlehnung an [1]
- Crowd involvieren
Marketing-Kampagne starten
Verschicken Sie nun Ihre Einladungen und machen Sie Ihr Crowdsourcing publik. Wir haben dazu ca. 11.000 Einladungen gezielt versendet. In Abbildung 3 sehen Sie, dass die persönlichen Emails gefolgt vom Newsletter und den Postwurfsendungen die drei erfolgreichsten Marketing-Maßnahmen darstellten. Aber auch die Maßnahmen über die Social-Media-Kanäle brachten einige Leser zur Teilnahme. Es lohnt sich in jedem Fall dran zu bleiben und in mehreren Wellen zu publizieren.
Abbildung 3: Prozentuale Teilnahme aufgrund von Marketing-Maßnahmen
Arbeitsergebnisse bewerten
Sehen Sie sich regelmäßig an, was die Crowd auf der Plattform „anstellt“. Sind Sie zufrieden? Wenn ja, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Wenn Sie allerdings mit dem Lauf der Dinge nicht zufrieden sind, sollten Sie eingreifen und das Crowdsourcing steuern.
Crowdsourcing steuern
Ein Eingreifen ist spätestens nötig, falls geltendes Recht missachtet wird, gegen die „Nettiquette“ verstoßen wird oder beleidigende Statements auftauchen. Womöglich müssen Sie moderierend eingreifen oder es gibt einen Merge-Bedarf (ähnliche/gleiche Posts zusammenlegen). Wir empfehlen Einträge nicht zu löschen sondern zu editieren bzw. zu kommentieren, um die Transparenz zu bewahren. Sollte das Crowdsourcing in eine völlig falsche Richtung laufen, kann es unter Umständen sogar Sinn machen es frühzeitig zu beenden. Bei nicht zufriedenstellender Beteiligung, können Sie noch einmal das Marketing erhöhen.
- Crowdsourcing nachbereiten
Feedback-Kanäle deaktivieren
In der Nachbereitung entscheiden Sie sich, ob und welche der Feedback-Kanäle Sie deaktivieren möchten. Wir lassen unser Tool etwa 4 Monate online. Grundsätzlich kann es aber auch Sinn machen, das Crowdsourcing mit einem offenen Ende zu versehen. Die spezielle Email-Adresse crowdsourcing@sophist.de bleibt weiterhin bestehen.
Incentives ausschütten
In jedem Fall sollten Sie die zugesagten Incentives ausschütten. Danksagungen müssen verfasst und zugesagte Bezahlung überwiesen werden. Die Überreichung eines Gewinnspiel-Preises o.ä. kann durchaus medienwirksam inszeniert werden.
Und schon haben wir die zweite Phase des Crowdsourcings erledigt. Wie es mit der Auswertungsphase weitergeht, erfahren Sie im nächsten Blog zum Thema CrowdRE.
Viel Erfolg bei der Durchführung Ihres Crowdsourcings wünschen
Ihre SOPHISTen