Das Interview

Herzlich Willkommen zum dritten Teil unserer Reihe CPRE Advanced Level Elicitation & Consolidation. An dieser Stelle wollen wir wieder über Best Practices aus dem Feld berichten.

Das Thema heute: Das Interview

Das Interview ist eine der am häufigsten genutzten Ermittlungstechniken und jeder Requirements Engineer hat wohl nicht nur positive Erfahrungen damit gemacht. Immer wieder fragen unsere Kunden:

Wie führen Sie Interviews effizient durch?
Gibt es Techniken um den Informationsfluss im Interview zu steuern?
Welche echten Alternativen gibt es zum Interview?

In diesem Blog wollen wir aufzeigen, was Sie bei der Durchführung von Interviews berücksichtigen sollten und wie die durch Steuerung des Interviews dessen Effizienz steigern können.

Da bei einem Interview zunächst einmal eine direkte Kommunikation zwischen Individuen (zwischen meist sich meist fremden Personen) stattfindet, gilt es vor allem effizient zu kommunizieren. Um einen effizienten Informationsfluss zu gewährleisten, gilt es hinderliche Faktoren wie z.B. Misstrauen, falsche Erwartungshaltung und Transformationseffekte  usw. aus dem Weg zu räumen. Deshalb sollten bereits in der Vorbereitung wichtige Punkte beachtet werden:

  • Legitimation und Freigabe der Ressourcen durch die Projektleitung
  • Fachlichen Hintergrund der Gesprächspartner austauschen
  • Thema, Fragen und Erwartungen an das Interview rechtzeitig kommunizieren
  • Einordnung des im Interview zu erwarteten Beitrags zum Projektergebnis
  • Einarbeiten des Requirements Engineers in die Begriffswelt des Befragten

In diesem kurzen Blog möchten wir nur einige der wichtigsten Aspekte aufführen, die ein effizientes Interview begünstigen. Während des Interviews sollten Sie sich ganz auf die Bedürfnisse des Befragten konzentrieren und den Gesprächsverlauf entsprechend steuern und anpassen. Gehen Sie auf fragende Blicke und ablehnende Körperhaltung ein und verwenden Sie bewusst dem Stakeholder geläufige Begrifflichkeiten und Darstellungsformen (Grafiken, Modellen usw.). Voraussetzung dafür ist eine geschulte Aufmerksamkeit und natürlich ein Protokollant, der die wichtigsten Aussagen festhält und es Ihnen damit erst ermöglicht die nötige Aufmerksamkeit für steuernde Maßnahmen aufzubringen.

Wichtig ist es im Interview nicht die vorbereiteten Fragen abzuarbeiten, sondern den Detailierungsgrad der Befragung zu steuern und das Wissen Ihres Stakeholders immer wieder zu explizieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihr Gegenüber auch wirklich richtig verstanden haben, in dem Sie den Sachverhalt mit eigenen Worten wiedergeben.

Oft verwenden wir einen Beamer, indem wir das Protokoll an die Wand werfen. So kann der Befragte sofort Missverständnisse aufdecken und berichtigen. Auf diese Weise profitieren alle Beteiligten: Der Befragte fühlt sich erst genommen und Sie sparen sich aufwändige Aufarbeitung und Nacharbeit.

Hilfreiche Fragetechniken für den Interviewer sind im Folgenden exemplarisch aufgeführt:

Nachhaken: Das Gespräch auf einen genannten oder neuen Aspekt lenken.
Beispiel:
Können Sie diesen Sachverhalt genauer beschreiben?
Welche Aspekte gehören außerdem noch dazu?
Gibt es auch Ausnahmefälle die vorkommen können?

Rückversichern: Verstandenes mit eigenen Worten wiederholen.
Beispiel: Habe ich Sie also richtig verstanden, wenn ich sage …?

Zusammenfassen: Die zuletzt genannten Informationen kurz noch einmal in komprimierter Form wiederholen und in eigenen Worten zu Protokoll geben.
Beispiel: Ich fasse noch einmal zusammen… . Die wichtigsten Punkte sind Ihrer Meinung nach also 1. … 2. … 3.

Filtern: Wichtiges von Unwichtigem trennen, Identifizieren von Aspekten außerhalb des Fokus.
Beispiel: Dieser Aspekt liegt also nicht in Ihrem Bereich bzw. wird durch ein anderes System abgedeckt?

Dies sind nur einige der Techniken, die wir erfolgreich zur Steuerung (nicht nur) im Interview einsetzen. Die Effizienz des Interviews hängt aber immer noch stark von der Erfahrung des Interviewers ab. Deshalb heißt es auch hier wie so oft im Leben: „Übung macht den Meister“. In unserem Training zum CPRE Advanced Level Elicitation & Consolidation legen wir deshalb besonderen Wert darauf unsere Erfahrung aus zahlreichen Interviews in praktischen Übungen an Sie weiter zu geben. Außerdem vermitteln wir dort für das Interview hilfreiche Kommunikationsmodelle, Techniken zur Minimierung von Transformationseffekten und Hinweise zur Protokollführung.

Trainingsbeschreibung und einen Link zur Anmeldung finden Sie hier. Den gesamten Lehrplan für den Advanced Level Elicitation & Consolidation finden Sie unter dem folgenden Link.

Nachdem wir in diesem Blog einige Möglichkeiten zur effizienten Steuerung von Interviews erläutert haben, werden wir Ihnen im nächsten Teil dieser Blogreihe Hinweise zum Umgang mit schwierigen Interviewteilnehmern geben und einige interessante Alternativen zum Interview aufzeigen.

Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren von neuen Techniken.

Beste Grüße aus Nürnberg

Die SOPHISTen

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