Leitfäden sind ein gutes Mittel, um das benötigte Wissen über das eingeführte Tool, die Methode oder das Vorgehen allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Ein Leitfaden erleichtert es Ihren Mitarbeitern, das in Schulungen erworbene Wissen in ihren Arbeitsalltag zu transferieren. Zusätzlich dienen Leitfäden als Mittel zum Selbststudium für jene Mitarbeiter, die nicht an Schulungen teilgenommen haben. Sie eigenen sich ebenso als Nachschlagewerk. Gerade komplizierte Inhalte oder nicht ständig benötigte Aspekte, die somit schneller in Vergessenheit geraten, sollten gut dokumentiert sein. Auch neuen Mitarbeitern erleichtert ein gepflegter Leitfaden die Einarbeitung ungemein.

Ihr Leitfaden soll allen Lesern einen Mehrwert bieten. Dies ist nur durch eine gute Strukturierung zu erreichen, die sowohl Anfängern als auch erfahrenen Mitarbeitern gerecht wird. Wenn Sie Informationen für Neulinge auf dem betreffenden Gebiet entsprechend kennzeichnen (und eventuell Teile auslagern), ersparen Sie Ihren erfahrenen Mitarbeitern das Lesen für sie überflüssiger Beschreibungen.  Einem Experten auf dem Gebiet reichen womöglich schon Informationen über die zu erstellenden Artefakte. Wichtig ist, dass Sie es vermeiden, hinlänglich bekanntes Wissen zu dokumentieren oder Anleitungen zu schreiben, die in vergleichbarer Form bereits in Ihrem Unternehmen existieren. Halten Sie auch den Leitfaden selbst frei von Redundanzen.

Themen, die Sie in Ihren Leitfaden aufnehmen, können zum Beispiel die folgenden sein:

• Methodik: Beschreiben Sie das Vorgehen, den Prozess oder die einzelnen Methoden. Hierzu gehören auch Abhängigkeiten sowie Schnittstellen. Genauere Arbeitsanweisungen können auch regeln, wie beispielsweise eine Notation einzusetzen ist.
• Artefakte: Definieren Sie für den Prozessschritt benötigte und zu erstellende Artefakte (z. B. Use-Case-Diagramme).
• Tools: Beschreiben Sie, wie benötigte Werkzeuge und Anwendungen zu benutzen sind.
• Notationen: Dokumentieren Sie unternehmensspezifische Abweichungen vom Standard.

Halten Sie den Leitfaden praxisrelevant. Beschränken Sie sich bei der Theorie aufs Nötigste und verweisen Sie bei Bedarf auf weiterführende Fachliteratur. Arbeiten Sie mit konkreten Beispielen oder mit Checklisten, wenn es viele kleine Schritte abzuarbeiten gilt.

Jedoch ist für den Erfolg Ihres Leitfadens nicht nur der Inhalt wichtig, sondern auch seine Optik. Lange Aufzählungen sind längst nicht so ansprechend wie eine übersichtliche Tabelle. Mit einer Grafik kann auch die trockenste Passage aufgelockert werden.

Der Leitfaden sollte von jemandem erstellt werden, der Ihr Unternehmen gut kennt und entweder selbst über das benötigte Methodenwissen verfügt oder von einem Berater oder Mitarbeiter mit diesem Wissen unterstützt wird. Wenn Sie Ihren Lesern den Leitfaden vorstellen, sollte er einem stabilen Stand entsprechen. Erläutern Sie die Inhalte und den Umgang mit dem Leitfaden sowie den Ort, an dem er zu finden ist. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wer Feedback entgegennimmt, und vergessen Sie auch nicht, dass manche Menschen lieber ein gedrucktes Exemplar in Händen halten, als durch diverse Seiten zu klicken oder zu scrollen

Wenn Sie nun auch einen guten Leitfaden haben, der bei Problemen und Fragen immer wieder zu Rate gezogen werden kann, bleibt nur noch eines zu klären: Wie gehen Sie mit Migrationen um, die bei Einführungen fast unvermeidlich ist? Dies beantworten wir Ihnen in Kürze in unserem letzten Blog-Eintrag zu Einführungsstrategien.