Zuletzt haben wir in unserem Blog die Enterprise-Transition-Community (ETC) und ihre theoretischen Grundlagen behandelt. Theorie allein ist allerdings meist wenig inspirierend, also betrachten wir nun eine potentielle ETC-Umsetzung.

Im ETC-Szenario beschreiben wir die Einführung einer agilen Vorgehensweise mit Hilfe einer ETC in unserer Firma, der SOPHIST GmbH. Wie Sie vermutlich wissen, sind wir ein IT-Beratungsunternehmen mit circa 50 Mitarbeitern, von denen 15 rein intern arbeiten, während 35 als Berater bei Kunden vor Ort in Projekten tätig sind und Trainings halten. Bei unserer Analyse der Aspekte einer Einführung haben wir uns vor allem auf folgende Bereiche konzentriert: Marketing, Coaching, Pilotierung, Migration, Human Resources und Controlling.

In diesem ersten Teil unseres Szenarios geht es zunächst ums Marketing – denn gerade bei neuen Ideen, Konzepten und Vorgehensweisen ist der erste Eindruck oft ausschlaggebend.

Internes Marketing…

Die Geschäftsführung beschließt, Agilität mit Hilfe einer ETC bei SOPHIST einzuführen und informiert alle Mitarbeiter mit einem elektronischen Flyer, der erklärt, was eine ETC ist und welche Ziele damit verfolgt werden. Außerdem wird angekündigt, dass es auf der nächsten monatlichen Mitarbeiterversammlung weitere Informationen geben wird.

Geplant ist eine ETC mit elf Mitgliedern. Die Geschäftsführung ist mit 2 Personen vertreten, jede Abteilung je mit einem Repräsentanten. Der jeweilige Repräsentant wird von der Abteilung selbst gewählt. Durch diese Zusammensetzung hat die ETC einen guten Überblick über die kompletten Unternehmensprozesse und ist auch in der Lage, jeden Mitarbeiter gezielt anzusprechen. Nach circa einem Monat treffen sich alle Mitglieder zu einem Kick-Off-Meeting und die Einführung beginnt.

Die erste Herausforderung der ETC ist es, jeden Mitarbeiter möglichst konkret über die bevorstehende Einführung von Agilität zu informieren… und zwar bevor sich eventuelle Befürchtungen, Annahmen und Halbwissen zu stark ausbreiten.  Je früher klare und verständliche Informationen verfügbar sind, desto besser können sich alle auf die Einführung einstellen.

Internes Marketing kann viele Formen annehmen… Anregungen finden Sie unter anderem in unseren Blogbeiträgen zum analogen  und digitalem RE-Einführungsmarketing. Für unser Szenario sehen die Einführungsmaßnahmen durch das interne Projektmarketing wie folgt aus (siehe auch Abbildung 1):

•  Flyer und Plakate sind zwar Standardmedien des Marketing, werden bei SOPHIST allerdings nur elektronisch kommuniziert, da einige Berater nur selten im Büro sind, und die Informationen sie sonst nicht erreichen würden.
• Eine für jeden Mitarbeiter frei zugängliche und von der ETC verwaltete Wiki bietet ausführliche Informationen zur ETC und der Einführung von Agilität. Hier können Fragen diskutiert, Erfahrungsberichte geteilt oder Probleme aufgedeckt werden. Außerdem lässt sich Feedback geordnet aufbereiten und transparent darzustellen.
• Auf der monatlich stattfindenden Mitarbeiterversammlung wird die Einführung angekündigt bzw. nach ihrem Start jeweils ein Statusreport präsentiert. Die ETC informiert alle Mitarbeiter über Veränderungen und stellt den aktuellen Stand des Improvement-Backlogs vor. Auch ein gelegentliches gemeinsames Brainstorming wäre denkbar, beispielsweise um Probleme zu identifizieren oder die aktive Beteiligung am Prozess zu unterstützen.

Abbildung 1 Übersicht zum internen Marketing

… und Externes Marketing

Neben der Information im Unternehmen hat Marketing aber logischerweise auch Werbefunktion nach außen J. Um auch den Rest der Menschheit auf dem Laufenden zu halten, werden Projektberichte, Blogbeiträge oder Posts in sozialen Netzwerken vorgesehen, sobald die ersten Projekte erfolgreich pilotiert wurden. Nach weiteren abgeschlossenen Projekten sollen dann auch Abstracts für die Presse erstellt und Artikel zum Thema «ETC bei SOPHIST» und «agile Change» geschrieben und veröffentlicht werden. Selbst erfolglose Piloten können noch einen tieferen Nutzen zeigen… falls Ursachen des Scheiterns gefunden werden können, lassen sich mögliche Lösungen diskutieren und publizieren, ganz im Sinne von „Lessons learned“.

Der Kurs steht fest und durch das interne Marketing sind (hoffentlich) alle an Bord…somit heißt es nun im Szenario „Leinen los!“. Im nächsten Blogbeitrag beleuchten wir die Aspekte in den Bereichen Coaching, Pilotierung und Migration.

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Teil 1: Einführung von Agilität (EvA) – Wenn nicht jetzt, wann dann?  
Teil 2: EvA: Die Top-Down-Einführung – Alles Gute kommt von oben 
Teil 3: EvA: Die ETC als Beispiel für eine Top-Down-Einführung – Gemeinsam sind wir stark    
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