DOORS und Excel – Probleme beim Export und Import vermeiden Teil 2

Import aus Excel

Grundsätzlich sind zwei Varianten des Imports zu unterscheiden:

  1. Import von vorhandenen Datensätzen (Aktualisierung)
  2. Import von neuen Datensätzen (Neuanlage)

Wenn Sie über den Import bereits in DOORS vorhandene Datensätze aktualisieren möchten, ist es wichtig, dass DOORS diese eindeutig identifizieren kann. Diese Identifikation geschieht z.B. über das Attribut „Absolute Number“. Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Datei für einen aktualisierenden Import in einer Spalte die „Absolute Numbers“ oder eine andere eindeutige Zuordnung enthält.

Bei einem Import zur Neuanlage von DOORS-Objekten wird keine „Absolute Number“ oder andere Identifizierung benötigt.

Bevor Sie den Import starten, sollten Sie die Excel-Datei überprüfen. Blenden Sie alle gegebenenfalls ausgeblendeten Spalten wieder ein, denn beim Import werden sie berücksichtigt, auch wenn Sie sie nicht sehen.

Achten Sie bei Zeilen, aus denen neue DOORS-Objekte entstehen sollen darauf, dass die Spalte mit den „Absolute Numbers“ dort leer ist. Ein nützliches Vorgehen bei neuen Objekten ist, wenn sie in DOORS ein Attribut für Bearbeitungskommentare haben, in dieses für jede neue Zeile die „Absolute Number“ der darüberliegenden Zeile zu importieren. Das geht mit einer einfachen Formel. Dieses Vorgehen hilft Ihnen später beim Einordnen der neuen DOORS-Objekte an die korrekte Position.

Löschen Sie die Zeilen und Spalten aus der Tabelle heraus, die für den Import nicht relevant sind. Im Falle einer Aktualisierung sollten Sie beispielsweise nur die Zeilen und Spalten importieren, an denen tatsächlich Änderungen vorgenommen wurden. Im Falle einer Neuanlage müssen Sie alle Zeilen, die nicht zu neuen DOORS-Objekten führen sollen, entfernen.

Falls Sie sowohl Object Texts und Object Headings in Excel geändert oder angelegt haben, müssen diese in verschiedenen Spalten abgelegt sein. Beim Export nach Excel speichert DOORS diese beiden Inhalte leider innerhalb derselben Spalte. Sie müssen sie also per Hand oder per Skript wieder trennen.

Weiterhin sollten Sie die Kopfzeile aus der Excel-Datei entfernen. Diese wird sonst mit abgespeichert und es wird beim Import versucht, sie mit zu importieren. Spätestens jetzt empfiehlt es sich, die Excel-Datei als Kopie abzuspeichern, damit Ihnen die Information, welche Spalte welche Daten enthält, nicht verloren geht.

Speichern Sie nun Ihre Excel-Datei über „Speichern unter“ als neue Datei mit dem Typ „Text (Tabstopp-getrennt)“ ab.

Bevor Sie die Text-Datei nun in DOORS importieren, ist es SEHR wichtig, dass Sie die soeben abgespeicherte Text-Datei öffnen und auf überflüssige Leerzeilen überprüfen. Es kommt hin und wieder vor, dass Excel beim Abspeichern viele Leerzeilen an das Ende der Text-Datei schreibt. Mitunter kann die Anzahl dieser Leerzeilen mehrere Tausend betragen. Bei dem Import einer solchen Text-Datei würde für jede Leerzeile ein neues DOORS-Objekt angelegt werden. Dabei wird der Zähler der „Absolute Number“ unwiderruflich (!) nach oben gezählt. Selbst wenn Sie einen solchen Import nicht abspeichern, bleibt der Zähler für die „Absolute Number“ erhöht und mir ist kein Weg bekannt, diesen wieder zurückzusetzen. Im schlimmsten Fall haben Sie in Ihren „Absolute Numbers“ eine „Lücke“ von über 65.000 IDs.

Öffnen Sie also Ihre Text-Datei und stellen Sie sicher, dass keine Leerzeilen darin vorhanden sind. Sollte Excel unnötige Leerzeilen erzeugt haben, löschen Sie diese und speichern die Datei neu ab.

Abbildung 1: Diese Text-Datei enthält überflüssige Leerzeilen (blau markiert). Diese müssen gelöscht werden.

Falls Sie trotz unserer eindringlichen Warnungen doch vergessen haben sollten, die Leerzeilen aus der Text-Datei zu löschen (das passiert übrigens selbst den erfahrensten DOORS-Anwendern – solche, die Blog-Einträge darüber schreiben eingeschlossen), hier der Notfallplan:
Sollten Sie sehen, dass DOORS während des Imports in einer rasenden Geschwindigkeit neue Objekte ohne Inhalt anlegt, dann unterbrechen Sie so schnell wie möglich die Verbindung zum DOORS-Server (also LAN-Kabel abziehen oder WLAN deaktivieren – falls das nicht geht: DOORS oder den ganzen Rechner „abwürgen“). Auf diese Weise können Sie das weitere Hochzählen der „Absolute Number“ verhindern.

Haben Sie die Text-Datei erstellt, öffnen Sie das DOORS-Modul, in das Sie importieren möchten und wählen Sie in der Menüzeile „File > Import >Spreadsheet…“.

Es öffnet sich folgender Dialog:

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Im ersten Bereich legen Sie fest, nach welchen Kriterien DOORS die Spalten aus der Text-Datei den Attributen zuordnen soll (Import to attributes), ob Sie mit dem Import Objekte aktualisieren oder neu anlegen wollen (Import options) und welche Objekte Sie aktualisieren möchten (Update).

Da wir in unserer Datei keine Kopfzeile haben, soll DOORS die importierten Spalten entsprechend einer Liste den DOORS-Attributen zuordnen. Wählen Sie also „From list“. Wenn Sie nur neue Objekte anlegen möchten wählen Sie „Create new objects“. Wollen Sie hingegen bereits existierende Objekte aktualisieren wählen Sie „Update existing objects“. Bei „Update“ wählen Sie meist „All objects“. Mit „Display Set Only“ werden nur die Objekte aktualisiert, die in der aktuellen View sichtbar sind. Das kann sinnvoll sein, haben wir aber noch nie gebraucht.

Im zweiten Bereich des Dialogs wählen Sie nun die Attribute, in die die Spalten aus der Excel-Datei importiert werden sollen. Wählen Sie unter „Existing Attributes“ die entsprechenden Attribute aus und übernehmen Sie sie mit „Add“ oder „Insert“ in die Liste unter „Attributes to import“. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Attribute in genau der Reihenfolge angeben, in der sie auch in Ihrer Text-Datei zu finden sind. Falle Sie in der ursprünglich exportierten Ansicht berechnete Spalten eingeblendet hatten und diese nun wieder importieren möchten, haben Sie nun das Problem, dass Sie diese beim Import nicht finden können, denn Sie können per Import nur Attribute direkt füllen, berechnete Spalten werden dagegen immer nur indirekt gefüllt.

Sie können in der Liste der „Existing Attributes“ auch den Eintrag „ignored“ auswählen. Fügen Sie diesen in die Liste der „Attributes to import“ ein, um einzelne Spalten beim Import zu ignorieren.

Im Dritten Bereich des Importfensters wählen Sie „Tab“ als „Data separator“, da wir eine durch Tabulatoren getrennte Text-Datei importieren. So weiß DOORS, dass Spaltenwechsel durch Tabulatoren angezeigt werden.

In dem vierten Bereich wählen Sie nun die zuvor aus der Excel-Datei erzeugte Text-Datei aus.

Überprüfen Sie nun noch einmal alle Eingaben und klicken Sie dann im fünften Bereich die Schaltfläche „Import“. Falls Sie nur neue Objekte anlegen möchten, startet der Import sofort.

Möchten Sie vorhandene Objekte aktualisieren, wird zuerst ein weiteres Fenster angezeigt, in dem Sie das Schlüssel-Attribut auswählen. Dieses muss eindeutige Werte für jedes DOORS-Objekt enthalten. Die „Absolute Number“ ist ein möglicher Schlüssel. Bestätigen Sie Ihre Wahl des Schlüssel-Attributes mit „Select“ und drücken Sie sich selbst die Daumen, denn nun startet der Import mit Aktualisierung.

Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sollte nach dem Import ein Pop-up-Fenster erscheinen, das Ihnen angibt, wie viele Objekte bei dem Import aktualisiert und wie viele Objekte neu angelegt wurden. Die dabei angegebenen Zahlen müssen mit der Menge der entsprechenden Zeilen in Ihrer Excel-Datei übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie auf Fehlersuche gehen. Speichern Sie in diesem Fall das DOORS-Modul auf keinen Fall ab! Solange Sie die importierten Daten noch nicht gespeichert haben, können Sie durch Schließen des DOORS-Moduls (OHNE Speichern!) den Stand vor dem Import wieder herstellen. Das Einzige was Sie dadurch nicht mehr rückgängig machen können, ist – wie bereits erwähnt – der beim Import erhöhte Zähler der „Absolute Number“-Werte.

Wenn aber alles in Ordnung ist, speichern Sie das DOORS-Modul, lassen Sie Ihre Daumen wieder los und freuen sich über einen erfolgreichen Import.

 

Haben Sie bereits Erfahrung mit Im- und Exporten mit DOORS und Excel gesammelt? Haben Sie Tipps, die wir hier nicht erwähnt haben oder haben Sie eine Frage zu DOORS und Excel? Dann schreiben Sie uns doch einen Kommentar oder schreiben Sie uns an heureka@sophist.de.

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