Im zweiten Teil dieser Blogserie haben wir uns damit beschäftigt, wie wir Stakeholder anhand einer Checkliste identifizieren. Das Resultat: meist eine große Anzahl an Personen, die potentielle Quellen für Anforderungen darstellen.

Um hier den Überblick zu bewahren, ist es sinnvoll, die gewonnenen Informationen zu dokumentieren. In unserem heutigen Blogbeitrag stellen wir Ihnen eine Möglichkeit dafür vor: Stakeholdertabellen als ein Instrument zum Dokumentieren.

Welche Informationen sollte ich dokumentieren?
Falls Sie in Ihrem Projekt zum ersten Mal vor der Herausforderung stehen, eine Stakeholdertabelle zu erstellen, gibt der IREB Ihnen Hilfestellung. Er empfiehlt, die folgenden Daten der Stakeholder zu dokumentieren.

Abb. 1: Stakeholder dokumentieren nach IREB

Beachten Sie dabei, dass es für eine Rolle oder Funktion auch mehrere Stakeholder geben kann. Wenn dies der Fall ist, dann sollten Sie natürlich auch alle Personen aufführen.

Neben dem Namen und der Funktion der Stakeholder ist auch dessen Verfügbarkeit in Ihrem Projekt sehr wichtig. Sie wissen bereits, dass ein Stakeholder nicht bis zum Ende des Projektes dabei sein kann? Dann nehmen Sie diese Information mit auf, denn Sie sollten dementsprechend darauf achten, dass Sie vor seiner Abwesenheit alle relevanten Informationen erheben.

Darüber hinaus ist es hilfreich, das Wissensgebiet und den Wissensstand der Stakeholder zu dokumentieren. Dadurch erleichtern Sie allen Projektbeteiligten die Arbeit wenn ein Spezialist für ein bestimmtes Themengebiet gesucht wird – denn Sie haben diese Information ja dokumentiert!

Wie dokumentiere ich am besten?
Für die Dokumentation sind Tabellen am besten geeignet, weil sie die Menge an gestellten Informationen übersichtlich halten. Für eine optimale Übersicht ist es am besten, die Rolle an den Anfang zu setzen, da Sie so Ihre Anforderungsquellen zu einem Bereich schneller finden können.

Abb. 2: Beispiel für eine Stakeholdertabelle

Aber: Unsere Liste ist nur ein Beispiel!
Um sich die Arbeit zu erleichtern, hilft es eine für Ihr Unternehmen oder Ihr Projekt angepasste Liste zu erstellen. Sie müssen also für sich festlegen, welche Informationen für Ihr Projekt relevant sind. Falls die abgebildeten Informationen für Sie noch nicht ausreichen, dann denken Sie über folgende mögliche Einträge in Ihrer Stakeholdertabelle nach:

• Entscheidungsbefugnis
• Beziehungen und Abgrenzung verschiedener Stakeholder
• Grund, warum diese Person als Repräsentant für die Stakeholderrolle ausgewählt wurde
• Grad der Beteiligung während der Analyse (niedrig, mittel, hoch)
• Art der Kommunikation (per Telefon, E-Mail, Datenbank,…)
• Mitwirkung während der Qualitätssicherung und Freigabe der Anforderungen

Entscheiden Sie sich bewusst für oder gegen die dargestellten Attribute und halten Sie sich dabei an Albert Einstein: „Man muss die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher.“

Auf diese Weise behalten Sie stets den Überblick und verirren sich nicht in einer zu großen Menge an Informationen.

So verabschieden wir uns an dieser Stelle wieder und wünschen Ihnen eine gute Zeit. Bis zu unserem nächsten Beitrag, in dem wir uns mit dem Hegen und Pflegen von Pflanzen…äh, nein, Moment, von Stakeholdern kümmern!

Alles Gute!
Ihre SOPHISTen

Teil 1: Ich kenn doch meine Pappenheimer!
Teil 2: Stakeholder-Klassen – wie Sie Stakeholder identifizieren
Teil 4: Stakeholder hegen, pflegen, gießen und ernten

Quellenangaben:
Rupp, Chris und die SOPHISTen: Requirements-Engineering und -Management, Carl Hanser Verlag München 2014, 6. Auflage

Pohl, K. und Rupp, Chris: Basiswissen Requirements-Engineering, dpunkt Verlag: Heidelberg 2015, 4. Auflage