Eigentlich dachte Herr Schulz, dass ihn an diesem schönen Sommermorgen nichts aus der Ruhe bringen könne. Selbst als sein Projektleiter ihn mit den Worten „Ach, Herr Schulz… gut, dass ich Sie treffe…“ begrüßte und ihm weiterhin mitteilte, dass sich gestern noch eine „kleine Änderung“ ergeben habe, war die Welt für ihn noch in Ordnung. Daran, dass ihm nun Schweißperlen auf der Stirn standen und er seit einer geschlagenen Stunde auf ein leeres virtuelles Blatt Papier starrte, war der nächste Satz seines Projektleiters schuld: „Der Einkauf hat beschlossen, dass wir international ausschreiben werden. Die Spezifikation muss also auf Englisch sein. Aber das schaffen Sie doch, oder?“ Natürlich hatte er „Ja“ gesagt. Was hätte er auch sonst tun sollen? Doch wenn er ehrlich war, hatte er seit dem Studium keinen englischen Satz mehr geschrieben…
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? – Dann habe ich hier einige praktische Tipps und Tricks, mit denen Sie selbst mit eingerostetem Englisch eine gut verständliche englische Spezifikation verfassen können.
Heute befassen wir uns zunächst mit ein paar grundsätzlichen Leitlinien, die Ihnen das Spezifizieren in englischer Sprache erleichtern. In einer weiteren Folge dieses Blogs werde ich Ihnen zeigen, wo Sie nach den Wörtern suchen können die Ihnen fehlen und wie Sie die Qualität der Ihnen gebotenen Übersetzungsvorschläge beurteilen können.
Denken Sie an Ihre Leser
Bevor Sie mit dem Schreiben der Spezifikation beginnen, stellen Sie sich die Frage, wer Ihren Text lesen wird und verstehen muss. Erfahrungsgemäß wird die Leserschaft ihrer Spezifikation in den wenigsten Fällen Englisch als Muttersprache haben (auch Inder sind übrigens keine englischen Muttersprachler!). Ihre Leser sitzen also quasi im selben Boot wie Sie.
Strukturiert liest sich’s leichter!
Helfen Sie Ihrem Leser mit einer leicht verständlichen und gut durchdachten Struktur. Achten Sie dabei darauf, nicht zu tief zu gliedern (bei mehr als 4-5 Gliederungsstufen wird es unübersichtlich) und die einzelnen Gliederungsebenen nicht zu überladen (7 +/- 2 ist hier ein guter Richtwert).
KISS
Ebenso erhöhen Sie die Lesbarkeit Ihrer Spezifikation, wenn Sie sich an die KISS-Regel halten. KISS steht hier für „Keep it short and simple“ (oder etwas weniger nett: „Keep it simple, stupid!“). Somit gilt: Machen Sie doch öfters einmal einen Punkt. Die englische Sprache tendiert ohnehin weit weniger zu komplizierten Schachtelsätzen als die deutsche Sprache.
Sprachniveau
Haben Sie – anders als Herr Schulz – ein sehr hohes englisches Sprachniveau, sollten Sie versuchen, sich in Ihrer Eloquenz zu zügeln. Durch die Verwendung ausgefallenen Vokabulars und komplizierter grammatikalischer Strukturen verringern Sie die Lesbarkeit Ihrer Spezifikation und erhöhen somit die Gefahr einer fehlerhaften Implementierung.
Satzschablone
Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, beim Schreiben von Anforderungen unsere Satzschablone zu Hilfe zu nehmen. Gerade wenn Sie eine Spezifikation in einer Fremdsprache verfassen müssen, hilft sie Ihnen, klare, verständliche Anforderungen zu formulieren.
Ja, Sie haben Recht, ein „schöner“ Text wird das nicht. In der Schule hätten Sie für seitenweise Text mit immer derselben Satzstruktur sicherlich keine Lorbeeren geerntet. Aber eine Spezifikation ist kein literarisches Werk – und soll es auch nicht sein. Mehr Informationen zur richtigen Verwendung der Satzschablone finden Sie in unserem Buch und in unserem Downloadbereich.
Glossar
Zu jeder Spezifikation (egal ob deutsch oder englisch) gehört ein Glossar. Bei einer Spezifikation, die in verschiedenen Sprachwelten verwendet wird, gewinnt das Glossar an zusätzlicher Bedeutung. Hier erklären Sie die fachlichen Begriffe, die der Leser unter Umständen falsch verstehen könnte.
Erstellen
Der erste wichtige Schritt für ein Glossar ist, dass es überhaupt erstellt wird. In ein Glossar gehören all Ihre Fachwörter, sonstige möglicherweise missverständliche Begriffe und die Prozesswörter (Vollverben), die Sie in Ihrer Spezifikation verwenden. Achten Sie darauf, dass die Wörter, die Sie in Ihrer Spezifikation verwenden, eindeutig sind. Einem Wort darf nur genau eine Bedeutung zugeordnet sein und umgekehrt darf auch jeder Bedeutung nur genau einem Wort zugeordnet sein.
Pflegen
Das Glossar wächst mit Ihrer Spezifikation. Solange Sie an Ihrer Spezifikation arbeiten, arbeiten Sie auch an Ihrem Glossar. Damit ein Glossar wirklich verwendet werden kann, muss es gepflegt werden. Ein Umstand, der in der Praxis leider häufig vernachlässigt wird.
Verwenden
Viele Glossare werden geschrieben und verschwinden dann in irgendeiner Schublade. Ein Glossar muss für alle zugänglich sein, die die Spezifikation schreiben oder lesen. Halten Sie sich strikt an die Bedeutung der Wörter, die im Glossar definiert sind – und definieren Sie neue Begriffe, wenn es nötig wird. Die Pflege und Verwendung eines Glossars gehen Hand in Hand.
Think English
Auch wenn es Ihnen anfänglich schwerfallen mag: Versuchen Sie Ihre Sätze direkt auf Englisch zu formulieren. Vermeiden Sie den Umweg über die deutsche Sprache. Der Prozess „Deutsch denken, übersetzen, Englisch schreiben“ mag Ihnen zwar natürlich erscheinen, Sie legen sich dabei jedoch unbewusst Stolpersteine in den Weg. Zum einen benötigen Sie mehr Zeit. Denn auch wenn Sie Ihren Satz erst deutsch vorformulieren – die Formulierungsarbeit auf Englisch bleibt dieselbe. Zum anderen laufen Sie weniger Gefahr, „denglische“ Satzkonstruktionen zu verwenden oder sich in typisch deutschen unübersetzbaren Begriffen zu verbeißen.
4 Augen sehen mehr als 2
Eine Spezifikation – egal in welcher Sprache – sollte immer Korrektur gelesen („gereviewt“) werden. Neben dem inhaltlichen Review ist es besonders bei fremdsprachigen Spezifikationen wichtig, sie auf ihre allgemeine Verständlichkeit hin zu überprüfen.
Selbst Korrektur lesen
Lesen Sie Ihren eigenen Text mit ein paar Tagen Abstand selbst noch einmal. Verstehen Sie selbst noch, was Sie da geschrieben haben? Haben Sie vielleicht inzwischen die Bedeutung der Wörter vergessen, die Sie im Wörterbuch nachgesehen hatten? Sind die kritischen Begriffe im Glossar definiert?
Korrektur lesen lassen
Wenn wir unsere Texte nur selbst Korrektur lesen, steht uns meist unser implizites Wissen im Weg. Wir wissen ja, was wir gemeint haben. Aber versteht es jemand anderer genauso?
Suchen Sie jemanden, der nicht so tief in der Fachlichkeit ist wie Sie und lassen Sie ihn Ihre Spezifikation lesen. Achten Sie darauf, welche Verständnisfragen er Ihnen stellt und überprüfen Sie, ob diese fachlichen oder sprachlichen Ursprungs sind – und passen Sie Ihre Spezifikation gegebenenfalls an.
Wenn Sie diese Tipps beachten, stellen Sie Ihre englische Spezifikation auf eine gute Basis. Doch was machen Sie, wenn Sie ein Wort nicht wissen? Welchen Quellen können Sie vertrauen? Wie können Sie beurteilen, ob ein nachgeschlagenes Wort in diesem Kontext überhaupt verwendet werden kann? – Mit diesen Fragestellungen werden wir uns im zweiten Teil der Mini-Blog-Serie zum Thema „Einfach englisch spezifizieren“ auseinandersetzen.