Stakeholder-Analyse,-Dokumentation und -Management – Teil 4: Stakeholder hegen, pflegen, gießen und ernten

In den vergangenen Beiträgen zu dieser Serie haben wir dargestellt, wer Stakeholder sind, wie Sie Stakeholder identifizieren und dokumentieren. Nach dieser ganzen Vorarbeit wird nun die Ernte eingefahren – und damit dies gelingt, benötigen Sie ein gutes Stakeholder-Relationship-Management.

Aber was ist Stakeholder-Relationship-Management und welchen Nutzen habe ich davon?
Nur gut gepflegte Stakeholder bringen einen guten Ertrag an Anforderungen und Projekt-Ergebnissen hervor. Daher ist ganz besonders wichtig für Ihren Projektverlauf, Ihre lieben Stakeholder zu hegen und zu pflegen. Setzen Sie sich also mit Ihren Stakeholdern auseinander und sorgen Sie dafür, dass die Stakeholder, die den größten Ertrag für Sie bringen, Ihre größte Aufmerksamkeit bekommen.

Die Klassifikation von Stakeholdern
Hinter unseren Stakeholdern stecken viele Personen, mit unterschiedlichen Hintergründen, Motivation, Zielen und Ressourcen. Und genauso unterschiedlich ist auch der Umgang mit ihnen. Um Ihre Ressourcen effektiv einzusetzen, ist eine Einteilung der Stakeholder sinnvoll. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die zwei wesentlichen Aspekte für die Klassifikation von Stakeholdern die Motivation sowie der Einfluss des Stakeholders sind.


Abbildung 1 Klassifikation der Stakeholder

Ihr Stakeholder ist gering motiviert, hat aber nur geringen Einfluss?
Hier genügt es, Ihre Stakeholder unter reine Beobachtung zu stellen. Sie verursachen relativ geringen Aufwand. Allerdings sollten sie darauf achten, dass Ihnen, sollte ein solcher Stakeholder mal wichtige Informationen oder andere wichtige Stakeholder nennen, diese Informationen nicht entgehen.

Ihr Stakeholder hat hohen Einfluss, aber nur wenig Motivation?
Hier hilft es ein wenig das Zuckerbrot einzusetzen und mit geschickten Worten die Sympathie dieser Personen zu erwecken. Diese Stakeholder sind wichtig für Ihr Projekt, da sie einen großen Einfluss haben. Stellen Sie diese Stakeholder zufrieden und informieren Sie sie regelmäßig.

Ihr Stakeholder ist motiviert, aber hat nur geringen Einfluss?
Er muss auf dem Laufenden gehalten werden, denn von hier können gute Einwände und Informationen zu anderen Stakeholdern eingebracht werden.

Ihr Stakeholder ist motiviert und hat auch großen Einfluss?
Dies ist Ihr wichtigster Stakeholder. Er ist hoch motiviert und sein Einfluss ist maßgeblich für das Projekt. Solchen Personen sollten Sie ganz besonders viel Aufmerksamkeit schenken.
Machen Sie sich also Gedanken, in welchen der vier Quadranten Sie Ihre Stakeholder einordnen würden. Dies erleichtert Ihnen das weitere Vorgehen im Umgang mit den Personen im Projekt immens.

Wie nutze ich die Klassifikation von Stakeholdern?
Je höher die beiden aufgezeigten Faktoren liegen, umso mehr sollten Sie sich auch um den jeweiligen Stakeholder kümmern.
Sie tun sich nichts Gutes, wenn Stakeholder mit hohem Einfluss bereits gering motiviert sind und Sie das einfach so hinnehmen. Locken Sie solche Stakeholder aus ihrem Häuschen, geben Sie ihnen das Gefühl wichtig zu sein, übertragen Sie ihnen gute Aufgaben und halten Sie sie stets auf dem aktuellen Stand.
Ein Stakeholder, welcher sich missverstanden oder nicht ausreichend beachtet fühlt, kann schnell die Lust an der Kooperation mit Ihnen verlieren und so den Erfolg eines Projektes negativ beeinflussen.

Doch sollte deshalb nicht fälschlicherweise angenommen werden, dass man Stakeholder mit geringer Motivation und geringem Einfluss außer Acht lassen könnte. Auch solche Stakeholder sollten Sie regelmäßig informieren. Sie können Sie auf andere wichtige Stakeholder verweisen oder auch zufällig gute Ideen einbringen. Sie sehen also: das Einbeziehen Ihrer Stakeholder, egal welcher Art und mit welchem Grad an Motivation, ist wichtig und sollte nicht unterschätzt werden.
Das Gefühl nicht mit einbezogen zu werden kann ausreichen, um die vorhandene Motivation zu verringern. Fehlende oder mühselig erhobene Informationen können die Folgen sein. Denn mit sinkender Motivation sinkt meist auch die Qualität der abgelieferten Arbeit.
Nachdem Sie nun herausgefunden haben, welche Stakeholder Ihre besondere Aufmerksamkeit fordern, sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie sich ausreichend um sie kümmern. Da Sie dabei auf die Ressourcen Ihrer Stakeholder angewiesen sind, ist es wichtig, sich diese Ressourcen auch zusichern zu lassen. Ein verbreitetes Mittel dazu sind Stakeholder-Verträge.

Die Stakeholder-Verträge
In diesen wird schriftlich festgelegt, wie und in welchem Umfang der Stakeholder am Projekt beteiligt ist und in welchen Abständen er vom aktuellen Stand informiert wird. Regelmäßige Termine an welchen der momentane Stand und die weiterführenden Aufgaben besprochen werden, können ebenso vereinbart werden.
So ein Vertrag kann bei Stakeholdern, welche eine hohe Position innerhalb des Projektumfangs inne haben, also viel Einfluss auf das Projekt besitzen, aber die Motivation relativ gering ist, sehr nützlich sein. Mit dem Vertrag verpflichten Sie solche Stakeholder zumindest zu obligatorischen Terminen zu erscheinen und dort ihren Input einzubringen.

Wie Sie sehen, ist die Arbeit mit allen Projekt-Beteiligten kein Zuckerschlecken. Die einen müssen Sie permanent am Ball halten und bekommen sehr viel Input. Andere müssen erst aus ihrem Schneckenhaus gelockt werden. So wie auch im echten Leben gibt es einfache und komplizierte Zeitgenossen und alle benötigen eine individuelle Pflege. :-)
Nun sind wir also am Ende der Stakeholder-Serie angelangt. In vier Teilen haben wir Ihnen die Welt der Stakeholder ein wenig näher gebracht. Im Projekt geht es eben nicht nur um die organisatorischen und inhaltlichen Aspekte, sondern auch um die zwischenmenschlichen Werte. Oder treffender formuliert:
„The P in PM is as much about ‘people management’ as it is about ‘project management’“. – Cornelius Fichtner, 2007.

Behalten Sie diese Aussage stets im Hinterkopf und beherzigen Sie unsere Tipps, dann sind Sie auf einem guten Weg in Ihrem Projekt.

Wenn Ihnen in unserer Stakeholder-Serie Information gefehlt haben, melden Sie sich doch einfach bei uns. Sie fanden die Serie ganz super und informativ? Dann hinterlassen Sie doch einen netten Kommentar. Wir freuen uns stets über Feedback!

Viele Grüße!
Ihre SOPHISTen

Teil 1: Ich kenn doch meine Pappenheimer!
Teil 2: Stakeholder-Klassen – wie Sie Stakeholder identifizieren
Teil 3: Stakeholdertabellen als ein Instrument zum Dokumentieren

Quellenangaben:
Rupp, Chris und die SOPHISTen: Requirements-Engineering und -Management, Carl Hanser Verlag München 2014, 6. Auflage

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