Wie die Zeit vergeht

Gleich vorweg: Ziel dieses Artikels ist es nicht, Meetings und deren Abwandlungen zu verteufeln.
Meetings sind ein wichtiger Bestandteil im Berufsalltag und in den meisten Fällen ein starker Motor eines Projekts. Da es aber auch Meetings gibt, die einen im Alltag mehr bremsen, als das sie antreiben, soll es Ziel dieses Artikels sein, die Meeting-Zeiten  drastisch zu verkürzen. Geht nicht, glauben Sie?
Versuchen wir es doch mal.

Mit Sicherheit haben Sie es schon etliche Male erlebt. Es steht mal wieder ein Tag mit vielen, endlosen Besprechungen bevor und schon weit im Voraus schießen Ihnen viele, immer wiederkehrende Fragen durch den Kopf.
Um ein paar zu nennen: Welcher Sinn verbirgt sich hinter den ganzen Besprechungen? Wie soll ich meine Arbeit schaffen, wenn ich hier sitze? Bringen uns diese Besprechungen überhaupt im Projekt voran? Hätte nicht Kollege Müller anstelle von mir teilnehmen können? Kann ich noch rechtzeitig Urlaub nehmen? Was kostet das eigentlich alles?

Alle Fragen aufzulisten und zu beantworten würde ein ganzes Buch füllen. Die wichtigste Frage aber: „Was kostet das eigentlich alles?“ können Sie sich schnell beantworten, wenn Sie Besitzer eines Smartphones sind und Sie sich zutrauen, Gehälter in Ihrer Firma zu schätzen.

Unter dem Begriff „Meeting Cost Timer“ lassen sich in der iOs, Blackberry und Android Welt diverse Apps für die Kalkulation der Besprechungs Kosten finden. Der Umfang der Apps kann variieren, manche bieten Fixkosten, andere können Teilnehmer variabel hinzufügen und entfernen.

Am Beispiel der iOs App Meeting Timer (http://itunes.apple.com/de/app/meetingtimer-track-cost/id440246156) zeigen wir, warum die Apps sehr interessant sein können.

Nachdem Sie die App heruntergeladen haben, fügen Sie vor einem Meeting jeden Meeting-Teilnehmer hinzu und schätzen beim Eintragen einfach mal das Gehalt Ihrer Kollegen pro Stunde. Sie brauchen hier nicht übermäßig genau sein und in Ihrer Personalabteilung fragen. Es geht nur darum, ein Gefühl für die Kosten eines Meetings zu kriegen.
Wenn Sie fertig mit den Eintragungen sind und das Meeting beginnt, dann starten Sie den Timer.
Sollten Teilnehmer abberufen werden, dann lassen sich unter „Berater wählen“ die entsprechenden Teilnehmer aus der Kostenkalkulation herausnehmen und natürlich wieder hinzufügen.

Stoppen Sie erst, wenn die Besprechung beendet ist. Voilà! Die Kosten Ihrer Besprechung sind kalkuliert. Nach ein paar Mal, hat sich ein Gefühl für die Kosten entwickelt.

Nun zurück zum Anfang: Wie lässt sich die Besprechungszeit drastisch verkürzen?
Reden Sie in Ihrem Team mal darüber. Kündigen Sie an, dass Sie den Timer verwenden wollen.
Nicht um alle Leute zu ermahnen, nein, eher so aus Spaß. Die meisten Teilnehmer, sogar die „Meeting Herauszögerer“, werden sehr interessiert sein und hinterher mit Schrecken feststellen, dass doch ganz schön viel Geld dabei durchläuft. Nach ein paar Mal werden sich die Meetings straffen.

Das war es auch schon. Viel Spaß also beim Meeting verkürzen. :-)

Ach ja, falls Sie mal eine Besprechung mit Philippe Dauman dem CEO von Viacom haben sollten, dann wundern Sie sich nicht über explodierende Meeting Kosten. Herr Dauman verdient pro Stunde geschätzte 9500$ und ist damit der Bestverdiener des Jahres 2011 – weltweit. Und dabei ist noch nicht einberechnet, dass Herr Dauman auch ab und an schläft.

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