DOORS und Excel – Probleme beim Export und Import vermeiden Teil 1

Einige Nachteile von DOORS  – z.B. die bei großen Modulen nachlassende Performance, die mangelnde Flexibilität in Bezug auf temporär benötigte Attribute oder die begrenzten statistischen Auswertungsmöglichkeiten – lassen sich mit Excel gut kompensieren.

In unserer Projektpraxis exportieren wir Daten sehr oft aus DOORS nach Excel, bearbeiten diese Daten nach Bedarf und importieren die Ergebnisse wieder nach DOORS. In diesem zweiteiligen Beitrag haben wir für Sie die wichtigsten Hinweise zum problemlosen Export und Import zusammengetragen.

Export nach Excel

Exportiert wird dabei immer das, was Sie in der aktuellen View sehen. Wählen Sie daher die View aus, deren Werte Sie in Ihrem Export haben möchten und ergänzen Sie sie gegebenenfalls um weitere Attributspalten. Modifizieren Sie gegebenenfalls die Filterung oder die Sortierung, denn beides wird beim Export berücksichtigt.

Sollten Sie vorhaben, die exportierte Datei später wieder zu importieren, empfehlen wir Ihnen, immer die „Absolute Number“ als Attributspalte einzublenden. Mit Hilfe dieser Nummern können beim Import die Datensätze wieder eindeutig zugeordnet werden.

Um den Inhalt der aktuellen View zu exportieren, wählen Sie in der Menüzeile „File > Export > Microsoft Office > Excel…“. In dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster wählen Sie unter „‘Main‘ column“ „Both Heading and Text“. Wenn Sie die Spaltentitel mit exportieren wollen, setzen Sie den Haken bei „Include column titles“.

Nach Bestätigung des Dialoges, öffnet sich nun eine leere Excel-Datei, in die DOORS-Objekte sukkzessive eingefügt werden. Das kann bei großen Modulen eine Weile dauern. Vergessen Sie nicht, die Excel-Datei zu speichern, sobald der Export abgeschlossen wurde; denn das passiert nicht automatisch.

Arbeiten in Excel

Hier soll nun kein Excel-Crashkurs folgen, sondern nur auf ein paar Kleinigkeiten hingewiesen werden, die Sie bei der Bearbeitung in Excel beachten sollten.

Falls sie die „Absolute Number“ mit exportiert haben, achten Sie darauf, dass diese Nummer eindeutig bleibt. Falls Sie Zeilen kopieren, löschen Sie stets die Duplikate der „Absolute Number“. Lassen Sie diese jeweils immer nur in der Zeile stehen, die später wieder in dem DOORS-Objekt mit dieser „Absolute Number“ landen sollen.

Falls Sie Zeilen einfügen, die später in neue DOORS-Objekte münden sollen, lassen Sie die Spalte mit den „Absolute Numbers“ leer. Füllen Sie sie nicht mit „xxx“ oder „neu“ oder ähnlichen Platzhaltern.

Falls Sie Attributspalten exportiert haben, die in DOORS mittels einer Auswahlliste ausgefüllt werden – ganz gleich ob per Mehrfachauswahl oder Einzelauswahl, achten Sie bei der Bearbeitung in Excel darauf, dass in diesen Spalten keine abweichenden Werte eingetragen werden. Neue Werte werden beim Import nicht angelegt sondern per Fehlermeldung abgelehnt. Auch falsche Schreibweisen existierender Werte werden beim Import in DOORS nicht akzeptiert.

Falls das zugehörige Attribut die Auswahl mehrerer Werte zulässt und Sie diese in Excel verändern möchten, achten Sie darauf, dass die einzelnen Werte per Zeilenwechsel getrennt innerhalb der Zelle stehen. Die Reihenfolge der Werte ist dabei unwichtig.

Noch ein Tipp in Bezug auf Formeln. Die von mir am häufigsten verwendete Formel zum Vergleich verschiedener Exporte oder Excel-Bearbeitungsstände ist die „SVERWEIS“-Formel. Mit deren Hilfe kann man anhand der „Absolute Number“ identifizierbare Daten aus verschiedenen Excel-Dateien miteinander vergleichen, wobei die Reihenfolge oder Vollständigkeit der Daten unwichtig ist. Falls Sie Fragen zu deren Verwendung haben, schreiben Sie uns einfach einen Kommentar oder schreiben Sie uns an heureka@sophist.de.

Das war’s mit dem ersten Teil der Blogserie. Im zweiten Eintrag widmen wir uns den Informationen zum Import der Daten von Excel nach DOORS.

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