Kundenwünsche Teil 3 – Das Wissen aus Vergangenheit, Gegenwart und der Zukunft

In den vergangenen Wochen haben wir Ihnen die Hintergründe und Vorteile von Ermittlungstechniken erläutert, sowie einen Einblick in die Kreativitätstechniken gewährt. In diesem Blog möchten wir näher auf die Befragungstechniken eingehen.

Im Gegensatz zu den Kreativitätstechniken eignen sich die Befragungstechniken nur bei der Erweiterung, beziehungsweise Neuauflage eines Systems und eher weniger, um etwas völlig Neues zu erschaffen. Befragungstechniken sollen Ihnen helfen, die IST-Situation zu analysieren, Probleme aufzudecken, Wünsche zu ermitteln und dadurch das System zu optimieren.

Die Menschen, die täglich an und mit dem System arbeiten, kennen es besser als jede Ihrer Dokumentationen. Sobald Ihre Mitarbeiter auf Probleme stoßen, werden sie kreativ und finden Workarounds, um effektiver arbeiten zu können. Lassen Sie dieses Wissen und diese Erfahrung unbeachtet, verlieren Sie ein hohes Maß an Optimierungspotential und die Motivation Ihrer Mitarbeiter leidet.

Interviews

Bei der Befragungstechnik „Interview“ stellt der Requirements-Engineer einem, oder mehreren Stakeholdern speziell auf den Interviewfokus abgestimmte Fragen und protokolliert deren Antworten. Da die Fragen sofort beantwortet werden, kann der Requirements-Engineer implizites Wissen erkennen und durch gezielte Fragen diese Unklarheiten beseitigen.

Damit ihr Gespräch mit dem Interviewten reibungslos abläuft, sollten Sie ihn vorher über das Thema informieren und die Dauer des Interviews festlegen. Andernfalls riskieren Sie Verzögerungen oder einen Abbruch des Interviews. Des Weiteren sollten Sie spätestens zu Beginn der Befragung klären, ob die Informationen vertraulich zu behandeln sind.

Zur Strukturierung des Gesprächs können Sie einen Fragebogen verwenden. Achten Sie jedoch immer darauf, dass die Fragen neutral formuliert sind und keine Antwort suggerieren. Protokollieren Sie das Gespräch – falls Sie Audioaufzeichnungen verwenden möchten, sollten Sie dies vorher mit dem Interviewten abklären – und senden Sie dem Interviewten das Protokoll möglichst zeitnah zur Überprüfung zu. Damit kontrollieren Sie, dass Sie im Interview alles richtig verstanden haben und vermitteln dem Stakeholder, dass er ernst genommen wird und seine Meinung wichtig ist.

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Fragebogen

Fragebögen eignen sich sehr gut um eine große Anzahl an Stakeholdern zu „befragen“. Erstellen Sie eine Liste mit geschlossenen und offenen Fragen

und sortieren Sie diese nach Ihrer Wichtigkeit. Positionieren Sie die Fragen mit der höchsten Priorität an den Anfang des Fragebogens, damit bei einem unvollständig ausgefüllten Fragebogen zumindest diese beantwortet sind. Je nach Anzahl der Stakeholder und Auswertung der Antworten, sollten Sie abwägen, ob die Fragen elektronisch versandt werden, Sie die Fragen online zur Verfügung stellen, oder sie in Papierform ausgeteilt werden. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass das Ausfüllen des Fragebogens nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt – andernfalls müssen Sie damit rechnen, dass wenige Fragebögen vollständig sind.

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Falls noch Fragen zum Thema Ermittlungstechniken offen sind, nutzen Sie die Kommentarfunktion, schreiben Sie uns eine Mail an heureka@sophist.de oder rufen Sie uns an unter: 0911 / 40 9000. In unserem vierten und damit letzten Blog dieser Serie widmen wir uns den Vor- und Nachteilen der Dokumentenzentrierten- und Beobachtungstechniken. Wenn Sie schon immer wissen wollten, wie Sie durch Wiederverwendung der Dokumente Geld sparen können, dann schauen Sie doch wieder rein!

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