Mining the Timeline for Gold – Timelinearbeit die ihr Projektteam „aufräumt“

Teil 3 von 3: Mining the Timeline for Gold – Timelinearbeit die ihr Projektteam „aufräumt“ 

Im finalen Part unserer Blog-Serie „Projektretrospektiven“, stellen wir Ihnen die Methode der Zeitlinien-Analyse vor und, wie man daraus die größten Goldnuggets für sein Projektteam herausholt.
Eine große lange Linie….Die Timeline-Technik zieht sich bevorzugter Weise durch die gesamte Retrospektive hindurch, jedoch mindestens durch zwei volle aufeinanderfolgende Tage, damit eine Nacht zum Verarbeiten der Inhalte dazwischen liegt. Wie der Name schon etwas andeutet, wird dabei auf einer großen Wand eine Zeitlinie gezogen und in Abschnitte unterteilt, welche die einzelnen Phasen des zu betrachtenden Projektes repräsentieren. Anschließend wird mit dieser Zeitlinie mit unterschiedlichen Techniken, die im Folgenden erklärt werden, weitergearbeitet.
Ziel dieser Methode ist es, Bruchstücke an Wissen, Informationen und Zusammenhängen die während des Projektes entstanden sind zu einem logischen Gesamtbild zusammen zu fügen, um so anschließend neue Zusammenhänge zu finden und wirklich zu verstehen was und weshalb abgelaufen ist. Auch sollen relevante Ereignisse wie z.B. plötzliche Probleme oder entstandene Emotionen und Konflikte aufgedeckt, verstanden und gelöst werden. Am Ende gilt es, dass neue Wissen, die gemachten Lernerfahrungen und die neuen Lösungswege zu sichern….

Die Wand der Erkenntnis

Der Ablauf der „Timeline-Analyse“ gliedert sich in zwei Aktivitäten: Die Erstellung des  Zeitliniendiagramms  und anschließend der Suche nach dem Gold darin. Für ein Zeitliniendiagramm benötigt man eine sehr lange Wand (ca. 10 bis 20 m), die man mit Wachspapier auslegt. In der Mitte zieht man von links nach rechts einen großen, gut sichtbaren Strich, welcher die Zeitachse darstellt. Dann unterteilt man den Strich in sinnvolle Zeitabschnitte, welche entweder echten Zeiträumen oder aber bestimmten Projektphasen entsprechen. Für die Anzahl der Unterteilungen ist sechs ein guter Wert. Dann versammeln sich die Teilnehmer wieder zu solchen Teams, wie sie auch überwiegend während ihres Projektes zusammen waren. Jedes Team erhält Karteikarten mit dicken Filzstiften. Die Farbe der Karteikarten kann nun entweder den einzelnen Teams oder einzelnen Projektaspekten, wie Konflikte, positive Erlebnisse, fachliche Erfolge, Aha-Effekte, Fehlschläge, offene Fragen etc. zugeordnet werden. Bei Letzterem reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sich Konkurrenzdenken zwischen den Teams bildet à la „…und dann kamt ihr ins Projekt…“.
Tapezierung mit Moderationskärtchen

Auf jede Karte schreiben die Teams nun, möglichst ungestört, wichtige Projektereignisse, ihren Namen und das Datum, an welchem der jeweilige Aspekt im Projekt aufgetaucht ist. Jeder Teilnehmer notiert sich genau das, was er für ein wichtiges Ereignis hält. Es handelt sich also trotz Teamaufteilung um eine Einzelarbeit. Die Teamaufteilung soll lediglich die Diskussion von einzelnen Aspekten mit den Kollegen ermöglichen. Für fehlende Teammitglieder müssen ebenfalls Karten erstellt werden, zumindest soweit, dass deren Kärtchen als Platzhalter ebenfalls mit berücksichtigt werden. Das ganze dauert meist ca. 2 Stunden, ist jedoch ein entscheidender Nutzen für die Teilnehmer, da sich diese das Projekt in Erinnerung rufen und darüber nachdenken.
Sind die Karten fertig, werden sie von den Teilnehmern an die entsprechenden Stellen auf der Zeitlinie angebracht. Wenn der Moderator will, dass sich die Teilnehmer dabei etwas sicherer fühlen, lässt er sie alle gleichzeitig die Karten aufhängen (mehr Anonymität).

Während des Lernens loben

Nun schauen sich alle gemeinsam die mit Kärtchen beklebte Timeline an und studieren, was Ihnen auffällt. Einige stehen dabei alleine vor der bunten Wand, andere diskutieren ihre Beobachtungen in Gruppen. Beides ist normal. Verschiedene Menschen verfügen über unterschiedliches Lernverhalten.
An dieser Stelle ergibt sich noch ein zusätzlicher Lerneffekt: Die Teilnehmer sind größtenteils froh darüber, was sie alles geschafft haben – die perfekte Gelegenheit eine Pause zu machen und hier die Lobes-Technik „“Offer Appreciations„, die wir Ihnen in Teil 2 unserer Blog-Serie vorgestellt haben, einzuschieben.

Goldrausch über Kalifornien hinaus

„Um zu wissen, nimm, um zu lernen, gib.“
Baskisches Sprichwort
Der zweite wichtige Schritt (nach der erfolgreichen Zwischenübung) besteht nun darin, alle wichtigen Erkenntnisse aus der Timeline auf Flipcharts mit verschiedenen Überschriften, von denen mehrere im Raum verteilt werden, zu sammeln und zu verarbeiten (also das Gold darin zu suchen und zu sichern). Dieser Teil bildet die nächste große Lernmöglichkeit, da das Projekt aus gesamtheitlicher Sicht analysiert wird, wobei die Zeitlinie alle Ereignisse zeigt, die jeder einzelne Projektteilnehmer für wichtig hält. Die Goldsuche findet statt, indem jeder Teilnehmer Muster, Regelmäßigkeiten, Assoziationen, Analogien und Ähnliches sucht und diese auf den Flipcharts notiert. Das „Gold“ dabei ist auch die Einsicht der Teilnehmer beim Betrachten der Timeline, dass sie mehr lernen können, wenn sie zusammenarbeiten, als einer hätte allein lernen können.
Folgende Überschriften für die einzelnen Flipcharts haben sich für die Aufteilung der „Goldnuggets“ und Lernsicherung besonders bewährt:
„Was funktioniert und sollte in Erinnerung behalten werden?“ (Absichtlich so formuliert, da es besonders wichtig ist, sich Dinge zu notieren, die in Gefahr sind vergessen zu werden.)
„Was haben wir gelernt?“
„Was soll nächstes mal anders sein?“
„Über was denken wir noch immer nach?“
„Was wir noch tiefer besprechen müssen…“ (Dient dazu die Retrospektive in Bewegung zu halten)

Aus den letzten beiden Fragenstellungen, die vor allem komplexe Themen betreffen, kann eine gute Überleitung von der Vergangenheit zur Planung für die Zukunft hergestellt werden.

Noch mehr Karat

Ein weiterer Mehrwert bei der „Goldsuche“ wird erzielt, wenn das wieder komplett gesammelte Team zusätzlich jeden Abschnitt der Timeline in chronologischer Reihenfolge analysiert und Fragen beantwortet werden wie „Welche Karte ist persönlich die wichtigste?“, „Welche überrascht Sie?“, „Welche sollen wir als nächstes besprechen?“, „Gibt es eine andere Karte die zum Thema passt und das ganze aus eine anderen Sicht betrachtet?“, „Über welche müssen wir noch diskutieren?“ etc.
Eine Diskussionsentfachung sollte an dieser Stelle zugelassen werden, jedoch vom Moderator so geleitet werden, dass feste Aussagen formuliert werden und auf die Flipcharts kommen.

Unser Retrospektive-Gewinnspiel

Wir hoffen Sie hatten viel Spaß beim Lesen unserer 3 Blog-Beiträge, so dass Sie nun ohne Schwierigkeiten an unserem Gewinnspiel teilnehmen können! Um das Gelernte noch einmal zu vertiefen, wollen wir mit Ihnen eine Art Retrospektive zu den Beiträgen und darüber hinaus durchführen: Dabei interessiert uns was Sie zum Thema Projektretrospektiven denken, was Sie anders machen würden oder welche Erfahrungen Sie bereits selber damit sammeln konnten. Unter der allen Beiträgen verlosen wir das Standardwerk über Projektretrospektiven: Das Buch „Post Mortem – Projekte erfolgreich auswerten“ von Norman L. Kerth und weitere Fachbücher.
Senden Sie Ihren Beitrag an marketing@sophist.de mit Angabe ihres Namens, Unternehmens und ihrer Emailadresse.
(Alle Daten werden vertraulich behandelt. Die Auslosung erfolgt sobald genügend Beiträge eintreffen. Die Gewinner werden per E-Mail informiert.)

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