SOPHIST Blog Serie zu Projektretrospektiven

Teil 1 von 3: Sinn und Einsatzbereich von Retrospektiven in IT-Projekten
von Chris Rupp und Alexander N. Steiner

„Wir haben mit der Vergangenheit abgeschlossen. Aber die Vergangenheit nicht mit uns.“
aus dem Film „Magnolia“Kennen Sie das?
Sie sind Projektleiter in einem Softwareentwicklungsprojekt und nachdem Sie die Anweisungen an Ihr Team gegeben haben, ergreift Sie das mulmige Gefühl bereits jetzt zu wissen, dass alles wieder so stressig laufen wird wie bei den letzten Projekten und dass das Projekt mit Not und Müh über die Ziellinie laufen wird. Plötzlich wird einem bewusst, dass man in einem seiner letzten Projekte schon mal einen ähnlichen Fehler gemacht hat.
Wir SOPHISTen kennen diese Beobachtung von unseren Kunden. Um Ihnen zu zeigen, welche Techniken unsere Kunden und wir selber einsetzen, um Solches zu vermeiden, folgt nun eine dreiteilige Blog-Serie zum Thema Projektretrospektiven.

Mehrwert ziehen, unabhängig vom Projekterfolg

Die Methode der Retrospektive (= die Rückschau/der Rückblick, und Gegenteil der Perspektive) stellt ein sehr gutes Werkzeug dar, solche Fehler zu vermeiden. Es handelt sich um die Spezialform eines Workshops, bei dem das gesamte Projektteam, nach Abschluss eines Projektes, dieses konsequent und systematisch auswertet und hinsichtlich der einzelnen Phasen, Revue passieren lässt. Dabei geht es in erster Linie um die Beantwortung von Fragen wie „Was haben wir gelernt?“, „Was beschäftigt uns immer noch?“, „Was ist gut gelaufen und was müssen wir unbedingt verinnerlichen?“, „Was müssen wir beim nächsten Mal anders machen?“ und „Was gibt es noch zu klären?“. Die gesammelte Projekterfahrung wird für die weitere Nutzung aufbereitet und in zusätzliches Know-how umgewandelt. Es werden Lösungsansätze für Folgeprojekte und unternehmensinterne Prozesse erarbeitet. Neu gefundenes Wissen wird im eigenen Unternehmen entsprechend bestimmter Wissensmanagement-Qualitätsstandards abgesichert. Die Resultate von Gestern liefern die Erkenntnis von heute und die Erkenntnis von heute erhöht die Wahrscheinlichkeit auf den Erfolg von Morgen. Retrospektiven sind somit nicht nur eine Lern- und Entwicklungschance, sondern auch ein entscheidender Mehrwert für das gesamte Unternehmen und das alles unabhängig davon, ob das betrachtete Projekt sehr erfolgreich oder eine totale Katastrophe war, denn aus allen Projekten kann man etwas lernen und ableiten. Ohne Projekt-Retrospektive bleiben die Ursachen für Erfolg oder Scheitern meistens nur spekulativ, nicht genau definierbar und somit nicht veränderbar. (Dies gilt auch für erfolgreiche Projekte, denn man will es ja beim nächsten Mal noch besser machen oder zumindest genauso erfolgreich…)

Retrospektiven als bewährter Imagefaktor

Retrospektiven werden seit Jahren erfolgreich in vielen Unternehmen eingesetzt. Für den Projektausführenden sind sie ein internationales Aushängeschild, einem potentiellen Auftraggeber signalisieren sie methodische Kompetenz. Besonders nützlich sind sie bei IT-Projekten, da diese meist sehr komplex sind und ihre Entwicklung von vielen Faktoren und Variablen beeinflusst wird. Um so dienlicher ist es deshalb hier genauer zu reflektieren.

Gut vorbereitet ist halb gelungen

Bei einem großen Projekt können sich für eine Retrospektive sehr schnell 20 bis 50  Beteiligteeilnehmer ergeben. Aus diesem Grund ist eine gründliche Vorbereitung für das Gelingen essentiell. Alle Punkte und Ziele der Retrospektive müssen mit dem Management abgesprochen, die Verbindungen zwischen den Beteiligten erkundet, Projektinformationen gesammelt, ein Moderater festgesetzt, Vertrauliches geklärt, der richtige Raum und Zeitrahmen gefunden und die einzelnen Teammitglieder und die benötigten Materialien vorbereitet werden.

Sehen aus verschiedenen Blickwinkeln

„Leben lässt sich nur rückwärts verstehen, muss aber vorwärts gelebt werden.“ Sören Kierkegaard (1813-1855)

Der Verlauf einer Retrospektive besteht aus mehreren Schritten und Techniken. Zu Anfang muss sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer sich sicher und wohl fühlen um sich öffnen zu können und auch wirklich bereit sind die Retrospektive nun gemeinsam durchzuarbeiten. Dann werden alle relevanten und entscheidenden Ereignisse die im Projekt aufgetreten sind, analysiert, systematisch reflektiert und aus verschiedenen Sichten heraus betrachtet, da jede Sicht ihren eigenen Informationsgewinn und Informationsverlust mitbringt. Was man durch die eine Sicht nicht erblickt, erblickt man durch eine andere und umgekehrt. So verschaffen verschiedene Sichten einen höheren Informationsgehalt  und erleichtern das Verständnis der Ereignisse. Die Teilnehmer definieren gemeinsam was sie als Erfolg und was als Fehlschlag benennen wollen. An dieser Stelle kann auch das Hinzuziehen eines externen professionellen Beraters hilfreich sein, da dieser viele neue Sichtweisen mit einbringen kann.

Beziehungen wiederherstellen und festigen

Anschließend oder parallel wird das Erlebte aufgearbeitet, indem die Teilnehmer Fragen beantworten wie „Wie können wir noch besser zusammenarbeiten?“, „Was sind unsere „Lessons learned“?“ – sprich „Was haben wir aus unseren Fehlern gelernt?“, „Wie sehen unsere Lösungen beim Wiederauftauchen dieser Problemstellung konkret aus?“, „Welche Leistung haben wir wirklich erbracht?“ etc. Die Beteiligten erkennen, was sie hätten besser machen können, was sie wann hätten bedenken sollen, ohne jeweils vor den anderen das Gesicht zu verlieren. Sie begreifen die Ursachen und Wirkungen ihrer Annahmen und Irrtümer und der daraus resultierenden Handlungen. Die gefundenen Irrtümer werden durch Aufklärung und Aussprache aufgelöst und so eventuell geschädigte Beziehungen zwischen den Teammitgliedern wiederhergestellt.
Der Moderator sorgt während des gesamten Prozesses dafür, dass niemand zum Sündenbock wird, die Teilnehmer nur Ihre eigene Sicht schildern, die Meinungen anderer nicht verurteilen und andere nicht unterbrechen. Grundsätzlich gilt auch, dass die Fehler der anderen mit einer höheren Wahrscheinlichkeit in das eigene Bewusstsein gelangen als die eigenen. Jeder Beteiligte sollte deshalb erst versuchen den anderen zu verstehen und erst dann selbst verstanden zu werden.

Eigenlob und Fremdlob stimmt!

Ein weiterer wichtiger Schritt ist positive Verstärkung guter Leistungen (Offer Appreciations) um so die Teammitglieder für Folgeprojekte zu motivieren. Zusätzliches Lob erzeugt Selbstbewusstsein und den Glauben an die eigenen Fähigkeiten. Diesen wichtigen Punkt werden wir Ihnen im zweiten Teil unseres Blogs zu diesem Thema näher bringen.

Noch tiefer tauchen….

Zusätzliche Retrospektive-Techniken sind die Verwendung einer Emotionsskala, durch die jeder Teilnehmer ausdrücken kann, wie er sich hinsichtlich einer Situation gefüllt hat und das Aufzeichnen einer „Time line“ auf einem großen Stück Papier über den Verlauf des Projektes. An dieser Zeitlinie werden beschriftete farbige Kärtchen und ähnliches von allen Teilnehmern angebracht, wobei die Farben jeweils verschiedene Projektaspekte repräsentieren. Mit diesem Thema beschäftigt sich Teil 3 unserer Blog-Serie zur Retrospektive.

Wissenssicherung für eine beleibende Zuversicht

Zum Ende der Retrospektive, hat sich das Wertesystem der Beteiligten an einander angeglichen und ein gemeinsamer Wille herausgeprägt, was ein Fundament für künftige Topleistungen ist. Ein Gefühl der Zuversicht ist entstanden.
In der Nachbereitungsphase wird ein Report zum Workshop erstellt und alles neugefundene Know-how in das Wissenskapital des Unternehmens eingebracht.
Für weitere Infos zu diesem Thema – einfach auf uns zukommen. Infos zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Downloadbereich.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

PS:

Natürlich interessiert uns auch ihre Meinung und Ihre Erfahrungen zu diesem Thema. Unter den interessantesten und konstruktivsten Einsendungen werden am Ende der Blog-Serie Bücher verlost.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


eins × 9 =